Informace o zpracování osobních údajů
Společnost Motionhouse s.r.o., IČO: 04091850, se sídlem Drobného 296/20, Černá Pole, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 88175 (dále jen „Motionhouse“), coby správce osobních údajů, tímto informuje své zákazníky (dále jen „Zákazník“) o tom, jak bude v souvislosti s poskytováním služeb Zákazníkům zpracovávat jejich osobní údaje, resp. osobní údaje osob jednajících s Motionhouse za Zákazníky. Součástí tohoto dokumentu jsou informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s tímto zpracováním náleží.
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:
e-mail: hello@motionhouse.cz
1. Za jakým účelem, na základě jakého titulu a jaké osobní údaje zpracováváme?
1.1. Uzavření a plnění smlouvy se Zákazníkem
Motionhouse poskytuje Zákazníkům své služby na základě smlouvy uzavřené s daným Zákazníkem (dále jen „Smlouva“). Aby mohla Motionhouse se Zákazníkem sjednat, uzavřít a plnit Smlouvu, musí zpracovávat následující osobní údaje:
- identifikační a kontaktní údaje Zákazníka – fyzické osoby (jméno, příjmení, IČO, DIČ, sídlo, telefon, e-mail, doručovací adresa),
- fakturační údaje Zákazníka – fyzické osoby,
- údaje z komunikace se Zákazníkem, další údaje o sjednávání, uzavírání a plnění Smlouvy.
Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu uzavřít ani splnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy na žádost Zákazníka.
1.2. Oprávněné zájmy
V odůvodněných případech může Motionhouse zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jejích oprávněných zájmů. Motionhouse však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování osobních údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do soukromí subjektů údajů.
Identifikace osob jednajících v rámci uzavírání a plnění Smlouvy za Zákazníka: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou Smlouvy, ale za Zákazníka Smlouvu uzavírají, komunikují s Motionhouse a jinak za Zákazníka jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat jejich prostřednictvím se Zákazníkem za účelem uzavření Smlouvy a jejího dalšího plnění. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu k Zákazníkovi a údaje z komunikace s nimi.
Obrana a uplatňování právních nároků Motionhouse: Motionhouse může osobní údaje uvedené výše v tomto dokumentu zpracovávat pro účely zajištění možnosti obrany Motionhouse v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy. Tyto údaje Motionhouse zpracovává, aby byla schopna v případě potřeby prokázat, že jednala v souladu se smluvními povinnostmi a právními předpisy.
1.3. Plnění povinností plynoucích z právních předpisů
Motionhouse musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy jí to ukládá právní předpis. Pro tento účel Motionhouse může zpracovávat zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.
1.4. Zasílání obchodních sdělení
V případě Zákazníků, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu a v souvislosti s tím jsme získali jejich e-mail a/nebo telefonní číslo, nebo v případě jiných osob, které se aktivně a dobrovolně přihlásily k odběru našich newsletterů (např. na webu Motionhouse), zpracováváme osobní údaje těchto osob v rozsahu e-mailu a telefonního čísla za účelem zasílání informací a novinek o našich službách a produktech (obchodních sdělení).
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je oprávněný zájem Motionhouse. Zákazník má možnost kdykoli zdarma odmítnout zasílání obchodních sdělení, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, případně při uzavírání Smlouvy nebo kdykoli prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše v tomto dokumentu.
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě osob, které se k odběru newsletteru se samy aktivně přihlásily (bez ohledu na to, zda jsou Zákazníky nebo nikoliv), jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení. Souhlas nemusíte udělit. V případě, že od nás nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit. Možnost tak učinit je vždy mj. uvedena v každém takovém zaslaném newsletteru, případně se můžete z odběru newsletterů kdykoli odhlásit prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše v tomto dokumentu.
2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme primárně od subjektů údajů. Nezjišťujeme si žádné další údaje, kromě těch, které nám subjekty údajů samy sdělí, resp. které získáme v rámci další spolupráce se Zákazníkem. Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.
Pro zpracování dat využíváme tyto zpracovatele:
- Google Ireland Ltd, Gordon House Barrow Street Dublin 4, D04E5W5 Ireland; data mohou být předána do USA,
- Solitea, a.s., IČ 01572377, se sídlem Drobného 555/49, Ponava, 602 00 Brno, Česká republika
- The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA, data jsou předána do USA,
- Asana, Inc., provider of the Service, 633 Folsom Street, Suite 100, San Francisco, CA 94107, data jsou předána do USA,
Osobní údaje nejsou předávány mimo EU, pokud není výše u jednotlivých zpracovatelů uvedeno jinak.
Motionhouse předává osobní údaje do třetích zemí (např. do USA v rámci výše uvedených služeb) pouze v případě, že zpracování osobních údajů probíhá v souladu s právními předpisy. Pokud mají být osobní údaje předány do třetí země, Motionhouse na vlastní náklady a odpovědnost podnikne veškeré kroky k zajištění toho, aby předání osobních údajů do třetí země odpovídalo potřebným standardům (zejm. dochází k uzavírání tzv. standardních smluvních doložek u všech výše uvedených příjemců z USA).
Pokud by Motionhouse měla v rámci plnění Smlouvy se Zákazníkem vystupovat jako zpracovatel osobních údajů a zpracovávat tak osobní údaje pro Zákazníka a dle jeho pokynů, bude Motionhouse postupovat vždy dle písemné zpracovatelské smlouvy uzavřené se Zákazníkem v souladu se článkem 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
3. Jak zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě osobních údajů mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně v rámci našich interních IT systémů nebo systémů jednotlivých zpracovatelů, jak jsou uvedeni výše.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.
4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
4.1. Smlouva
Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Smlouvy zpracováváme po dobu jejího uzavření a plnění.
I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:
4.2. Oprávněné zájmy
Osobní údaje i po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. pro účely obrany před případnými nároky Zákazníků nebo třetích stran, a to i před soudem) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou být v České republice trvat až po dobu 15 let od vzniku relevantní události. Pokud nedojde k uplatnění relevantního nároku, je tato doba typicky 3 roky od ukončení Smlouvy.
4.3. Plnění právních povinností
Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.
Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Motionhouse (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
4.4. Zasílání obchodních sdělení
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte. Možnost odvolání souhlasu je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odvolat souhlas lze kdykoli i prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše.
4.5. Delší zpracování
Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.
5. Jaká máte práva?
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.
Odvolání souhlasu se zpracováním: U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.
Vaše další práva:
Vždy Vás budeme informovat o:
- účelu zpracování osobních údajů,
- osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
- povaze automatizovaného rozhodování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového rozhodování pro subjekt údajů,
- příjemci, případně kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje předány, a v případě předání osobních údajů do třetí země i o vhodných zárukách vztahujících se na předání k zajištění bezpečnosti osobních údajů,
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
- veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří:
- požádat nás o vysvětlení,
- požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
- požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, nebo požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
- podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.
Tyto Informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 01.08.2022.
Office Brno
Drobného 296/20
Brno 60200
Česká republika
Billing information
Motionhouse s.r.o.
IČ: 04091850
DIČ: CZ04091850
Drobného 296/20,
Brno 60200
Motionhouse 2024